Aanloopkosten

Het starten van je bedrijf is een spannend avontuur. Je bedenkt een bedrijfsnaam, legt de domeinnaam vast en ontwerpt je visitekaartjes. Voordat je überhaupt staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, heb je ongemerkt al kosten gemaakt. Aanloopkosten, noemt de Belastingdienst dat. En de bonnetjes van die kosten wil je bewaren. Want die kunnen je belastingvoordeel opleveren.

De belangrijkste regels

Je hebt vandaag vast meer te doen. Daarom beginnen we met de belangrijkste voordelen en regels van het verwerken van aanloopkosten:

• Je hebt de kosten gemaakt in de 5 jaar voordat je bedrijf bestond
• Je kunt aantonen dat de kosten zakelijk waren en verband hielden met de start van van je bedrijf
• Door de aanloopkosten betaal je waarschijnlijk minder inkomstenbelasting
• De btw op je aanloopkosten kun je waarschijnlijk terugvragen
• Het bijhouden van je uren kan ook voordeel opleveren

Wat zijn aanloopkosten precies?

De naam zegt het al: aanloopkosten zijn de kosten die je maakt in de aanloop naar je bedrijf. Het zijn dus alle kosten die nodig zijn om je onderneming te kunnen starten vóórdat je bedrijf daadwerkelijk bestaat.

Die aanloopkosten betaal je meestal met je privérekening. Toch mag je die zakelijke aanloopkosten onder bepaalde voorwaarden alsnog verwerken in je administratie en aftrekken van je winst. Daardoor betaal je waarschijnlijk minder inkomstenbelasting.

De Belastingdienst neemt het begrip ‘aanloop’ behoorlijk ruim. Je kunt zakelijke aanloopkosten uit de 5 kalenderjaren vóór je eerste jaar als ondernemer meetellen. Start je bijvoorbeeld in 2027? Dan kunnen zakelijke kosten uit 2022 tot en met 2026 dus meegenomen worden. Mits je die kosten niet eerder van je inkomsten hebt afgetrokken en ze op dat moment geen omzet opleverde.

Dat klinkt super sympathiek, maar let op: je moet kunnen verantwoorden dat die kosten écht nodig waren om je bedrijf te starten. Bovendien geldt die 5 jaar alleen voor de inkomstenbelasting. Voor de btw gelden andere regels.

Voorbeelden van aanloopkosten

De Belastingdienst schrijft zelf dat alle “kosten die zijn gemaakt met de duidelijke bedoeling een onderneming tot stand te brengen” aftrekbaar zijn. En geeft “marktverkenning en ingewonnen adviezen” als concrete voorbeelden. Aangezien de fiscus niet bekend staat om het toegankelijke taalgebruik, geven wij een aantal voorbeelden van aanloopkosten die waarschijnlijk meer tot de verbeelding spreken.

Inschrijving van je bedrijf

Het inschrijven van je bedrijf bij de Kamer van Koophandel kost geld. Een beter voorbeeld van aanloopkosten bestaat dus niet. Als zzp’er kun je met een KvK-inschrijving direct aan de slag, maar voor veel andere rechtsvormen moet je ook langs een notaris. Dat zijn dan natuurlijk ook aanloopkosten.

Huisstijl en website

Je weet het zeker: jouw bedrijf wordt een succes. Dus die domeinnaam wil je zo snel mogelijk veiligstellen. En als je dan toch bezig bent, laat je ook meteen een logo ontwerpen. Voor op je website en vrolijke visitekaartjes.

Laptop of andere apparatuur

Een fotograaf heeft een camera nodig. En zonder gereedschap word je als klusser vast niet serieus genomen. Maar de meeste kersverse ondernemers trakteren zichzelf als eerste op een nieuwe laptop. Als je de apparatuur nodig hebt om je bedrijf te kunnen starten, mag je ’t meenemen als aanloopkosten. Houd er rekening mee dat sommige grote aankopen iets meer liefde nodig hebben in je administratie. En dat er speciale regels gelden als je de apparatuur ook privé gebruikt.

Reiskosten

Rijd je zakelijke kilometers met een privévoertuig? Zoals een ritje naar de Kamer van Koophandel of een potentiële opdrachtgever? Dan mag je een vast bedrag per zakelijke kilometer van je winst aftrekken, waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt. Het is geen vetpot, maar alle beetjes helpen. Bovendien kun je privévoertuig ruim interpreteren: als het wielen heeft en rijdt, geeft ’t vastleggen van de rit profijt.

Waarom je aanloopkosten bijhouden?

Je hebt inmiddels waarschijnlijk een aardig beeld van jouw aanloopkosten. De grote vraag is natuurlijk: waarom wil je ze überhaupt bijhouden? Het antwoord is simpel. Belastingvoordeel. Ketsjing!

Nu we je aandacht weer hebben, gaan we iets dieper in op die belastingvoordelen. Je leest het goed: aanloopkosten kunnen je op twee verschillende manieren voordeel opleveren.

Betaal minder inkomstenbelasting

Tijdens de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting geef je als zzp’er de omzet en kosten van je bedrijf door. Daarmee berekent de Belastingdienst jouw belastbare winst, waarover je inkomstenbelasting betaalt. Je betaalt minder inkomstenbelasting als je bedrijf minder winst maakt. En hoe maakt je bedrijf minder winst? Precies: door je aanloopkosten mee te tellen.

Btw terugvragen

De prijs van veel producten en diensten bestaat voor een deel uit btw. Vaak kun je de btw over jouw aanloopkosten terugvragen. Je moet jouw aanloopkosten dan gemaakt hebben om btw-belaste activiteiten te verrichten én beschikken over een factuur of bon waar de btw op staat. Controleer goed of er btw op de factuur staat, want sommige producten en diensten zijn vrijgesteld van btw. Zijn jouw activiteiten vrijgesteld van btw of val je onder de KOR? Dan mag je de btw op jouw aanloopkosten niet terugvragen.

Ga je in totaal minder dan 1.000 euro btw terugvragen? Dan mag dat tijdens je eerstvolgende btw aangifte. Als het om een groter bedrag gaat, stuur je een brief naar de Belastingdienst.

Houd ook je uren bij

Als je 1.225 uur per jaar aan je bedrijf werkt, voldoe je waarschijnlijk aan het urencriterium. Dat is een van de belangrijkste criteria om gebruik te mogen maken van allerlei belastingvoordelen en aftrekposten.

Twaalfhonderdvijfentwintig klinkt veel, maar je mag álle zakelijke uren meetellen. Dus ook de tijd die je steekt in relevante opleidingen, het bijhouden van je administratie of bellen met potentiële klanten. En als je die uren al bijhoudt vóórdat je bedrijf daadwerkelijk is ingeschreven, komt dat criterium ineens een stuk dichterbij.

Houd er rekening mee dat het urencriterium geldt per kalenderjaar. Je kunt ze dus niet opsparen voor een volgend jaar. Ook als je halverwege het jaar begint, blijft de grens 1.225 uur.

Goed verantwoorden

Het is belangrijk dat je jouw aanloopkosten kunt verantwoorden. Bewaar daarom de facturen en bonnetjes. Ga je de btw terugvragen? Dan is een btw-factuur verplicht.

Naast het fysieke of digitale bewijs, moet je de aanloopkosten ook ethisch kunnen verantwoorden. Stel jezelf dus kritisch de vraag: “Hebben deze kosten een duidelijk zakelijk doel en hadden ze te maken met de start van mijn bedrijf?” Sommige kosten mag je nooit, soms of deels zakelijk aftrekken. Schakel bij twijfel een financieel expert in of leg je situatie voor aan de Belastingdienst. Dan weet je zeker dat je geen gedoe krijgt tijdens een eventuele controle… *klopt af*

Aanloopkosten bijhouden in BUNNI

Het bijhouden van je aanloopkosten in BUNNI is eenvoudig. Sleep de facturen naar je administratie of scan de bonnetjes in met onze app. Selecteer een voor jou logische categorie en kies het btw percentage dat op de factuur staat. De aanloopkosten worden automatisch meegenomen tijdens je eerste btw aangifte in onze Btw aangiftehulp. Heb je geen btw-factuur? Dan kies je het kruisje als btw-tarief. Je kunt op een van deze manieren aangeven dat de aanloopkosten privé zijn betaald.