Aanloopkosten

Het starten van je bedrijf is een spannend avontuur. Je bedenkt een bedrijfsnaam, legt de domeinnaam vast en ontwerpt je visitekaartjes. Voordat je überhaupt staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, heb je ongemerkt al kosten gemaakt. Aanloopkosten, noemt de Belastingdienst dat. En de bonnetjes van die kosten wil je bewaren. Want die gaan je belastingvoordeel opleveren.

De belangrijkste regels

Je hebt vandaag vast meer te doen. Daarom beginnen we met de belangrijkste voordelen en regels van het verwerken van aanloopkosten:

• Je hebt de kosten gemaakt in de 5 jaar voordat je bedrijf bestond
• Je kunt aantonen dat de kosten nodig waren om je bedrijf te beginnen
• Door de aanloopkosten betaal je waarschijnlijk minder inkomstenbelasting
• De btw op je aanloopkosten kun je waarschijnlijk terugvragen
• Het bijhouden van je uren kan ook voordeel opleveren

Wat zijn aanloopkosten precies?

De naam zegt het al: aanloopkosten zijn de kosten die je maakt in de aanloop naar je bedrijf. Het zijn dus alle kosten die nodig zijn om je onderneming te kunnen starten vóórdat je bedrijf daadwerkelijk bestaat.

Die aanloopkosten betaal je privé. Daardoor kun je ze op dat moment niet aftrekken van je winst of de btw terugvragen. Twee voordelen waar een bedrijf meestal wél van profiteert. Je mag die aanloopkosten daarom na de oprichting van je bedrijf alsnog verwerken in je administratie. Waardoor je waarschijnlijk minder inkomstenbelasting betaalt en in veel gevallen de btw van die aanloopkosten terugkrijgt.

De Belastingdienst neemt het begrip ‘aanloop’ behoorlijk ruim. Je mag tot 5 jaar vóór de oprichting van je bedrijf uitgaven als aanloopkosten opvoeren. Dat klinkt super sympathiek, maar let op: je moet kunnen verantwoorden dat die kosten écht nodig waren om je bedrijf te starten.

Voorbeelden van aanloopkosten

De Belastingdienst schrijft zelf dat alle “kosten die zijn gemaakt met de duidelijke bedoeling een onderneming tot stand te brengen” aftrekbaar zijn. En geeft “marktverkenning en ingewonnen adviezen” als concrete voorbeelden. Aangezien de fiscus niet bekend staat om het toegankelijke taalgebruik, geven wij een aantal voorbeelden van aanloopkosten die waarschijnlijk meer tot de verbeelding spreken.

Inschrijving van je bedrijf

Het inschrijven van je bedrijf bij de Kamer van Koophandel kost geld. Een beter voorbeeld van aanloopkosten bestaat dus niet. Als zzp’er kun je met een KvK-inschrijving direct aan de slag, maar voor veel andere rechtsvormen moet je ook langs een notaris. Dat zijn dan natuurlijk ook aanloopkosten.

Huisstijl en website

Je weet het zeker: jouw bedrijf wordt een succes. Dus die domeinnaam wil je zo snel mogelijk veiligstellen. En als je dan toch bezig bent, laat je ook meteen een logo ontwerpen. Voor op je website en vrolijke visitekaartjes.

Laptop of andere apparatuur

Een fotograaf heeft een camera nodig. En zonder gereedschap word je als klusser vast niet serieus genomen. Maar de meeste kersverse ondernemers trakteren zichzelf als eerst op een nieuwe laptop. Als je de apparatuur nodig hebt om je bedrijf te kunnen starten, mag je ’t meenemen als aanloopkosten. Houd er rekening mee dat sommige grote aankopen iets meer liefde nodig hebben in je administratie. En dat er speciale regels gelden als je de apparatuur ook privé gebruikt.

Reiskosten

Rijd je zakelijke kilometers met een privévoertuig? Zoals een ritje naar de Kamer van Koophandel of een potentiële opdrachtgever? Dan mag je een kilometervergoeding in rekening brengen, waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt. Het is geen vetpot, maar alle beetjes helpen. Bovendien kun je privévoertuig ruim interpreteren: als het wielen heeft en rijdt, geeft ’t vastleggen van de rit profijt.

Waarom je aanloopkosten bijhouden?

Je hebt inmiddels waarschijnlijk een aardig beeld van jouw aanloopkosten. De grote vraag is natuurlijk: waarom wil je ze überhaupt bijhouden? Het antwoord is simpel. Belastingvoordeel. Ketsjing!

Nu we je aandacht weer hebben, gaan we iets dieper in op die belastingvoordelen. Je leest het goed: aanloopkosten kunnen je op twee verschillende manieren voordeel opleveren.

Betaal minder inkomstenbelasting

Tijdens de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting geef je als zzp’er de omzet en kosten van je bedrijf door. Daarmee berekent de Belastingdienst jouw belastbare winst, waarover je inkomstenbelasting betaalt. Je betaalt minder inkomstenbelasting als je bedrijf minder winst maakt. En hoe maakt je bedrijf minder winst? Precies: door je aanloopkosten mee te tellen.

Btw terugvragen

De prijs van veel producten en diensten bestaat voor een deel uit btw. De meeste ondernemers kunnen die btw terugvragen tijdens hun btw aangifte. Ben jij ondernemer voor de btw en heb je de facturen van jouw aanloopkosten nog? Dan mag je de btw terugvragen tijdens je eerste btw aangifte. Controleer goed of er btw op de factuur staat, want sommige producten en diensten zijn vrijgesteld van btw.

Houd ook je uren bij

Als je 1.225 uur per jaar aan je bedrijf werkt, voldoe je waarschijnlijk aan het urencriterium. Dat is een van de belangrijkste criteria om gebruik te mogen maken van allerlei belastingvoordelen en aftrekposten.

Twaalfhonderdvijfentwintig klinkt veel, maar je mag álle zakelijke uren meetellen. Dus ook de tijd die je steekt in relevante opleidingen, het bijhouden van je administratie of bellen met potentiële klanten. En als je die uren al bijhoudt vóórdat je bedrijf daadwerkelijk is ingeschreven, komt dat criterium ineens een stuk dichterbij.

Goed verantwoorden

Het is belangrijk dat je jouw aanloopkosten kunt verantwoorden. Het liefst met een factuur of bonnetje. Ga je de btw terugvragen? Dan is een btw-factuur verplicht.

Naast het fysieke of digitale bewijs, moet je de aanloopkosten ook ethisch kunnen verantwoorden. Stel jezelf dus kritisch de vraag: “Waren deze kosten noodzakelijk voor de oprichting van mijn bedrijf?” Sommige kosten mag je nooit, soms of deels zakelijk aftrekken. Schakel bij twijfel een financieel expert in of leg je situatie voor aan de Belastingdienst. Dan weet je zeker dat je geen gedoe krijgt tijdens een eventuele controle… *klopt af*

Aanloopkosten bijhouden in BUNNI

Het bijhouden van je aanloopkosten in BUNNI is eenvoudig. Sleep de facturen naar je administratie of scan de bonnetjes in met onze app. Selecteer een voor jou logische categorie en kies het btw percentage dat op de factuur staat. De aanloopkosten worden automatisch meegenomen tijdens je eerste btw aangifte in onze Btw aangiftehulp. Heb je geen btw-factuur? Dan kies je het kruisje als btw-tarief. Je kunt op een van deze manieren aangeven dat de aanloopkosten privé zijn betaald.