Een bestaande administratie overzetten naar BUNNI

Je bent overtuigd: boekhouden in BUNNI is sneller én leuker. Hoog tijd om die oude administratie ritueel te verbranden. Net op tijd heb je een helder moment. “Moet ik mijn administratie niet minimaal 7 jaar bewaren? Of toevoegen aan BUNNI?” Leg die jerrycan maar snel weg, want in dit artikel vertel ik precies waar je op moet letten als je een bestaande boekhouding wil overzetten.

Wat is het beste moment om te wisselen van boekhoudpakket?

Boekhoudkundig maakt het niet zoveel uit wanneer je van administratiesoftware wisselt. Dat heeft namelijk altijd een beetje aandacht en liefde nodig. En als je een relatief eenvoudige administratie hebt, is het omzetten een fluitje van een cent. Een zzp’er kan dus op elk moment van het jaar prima wisselen van boekhoudpakket.

Helaas wordt het overstappen vaak onnodig lang uitgesteld. Jammer voor ons, maar nog vervelender voor jou. Want al die tijd heb je minder inzicht in je financiën. En misschien wel onnodige stress over blauwe enveloppen en rondslingerende bonnetjes. Daarom kun je het best zo vroeg mogelijk overstappen naar een systeem dat je snapt.

Je kunt je administratie trouwens met terugwerkende kracht bijhouden in BUNNI. Sommige zzp’ers twijfelen of hun oude boekhouding klopt of vinden het prettig om alles in één systeem te hebben. Dat kan zonder problemen, zelfs jaren in het verleden.

Download het stappenplan (pdf)

Hieronder vind je het stappenplan om je oude administratie over te zetten naar BUNNI. Je kunt het ook downloaden als pdf, via de paarse knop hiernaast. Handig als je ’t liever print of leest vanaf een e-reader.

Stappenplan voor een sluitende administratie

Laten we zeggen dat je bedrijf al een paar jaar bestaat. De boekhouding deed je tot nu toe in een niet-zo-sexy spreadsheet of ander softwarepakket. Voor je gevoel zitten daar geen fouten in, dus je gaat bij ons aan de slag (yeah!) met een schone lei. Als je eenmalig de onderstaande stappen volgt, sluiten beide administraties perfect aan.

1. Kies een startdatum 📅

Dat is het moment waarop je verder gaat in BUNNI. Doe je elk kwartaal aangifte en twijfel je over een geschikte startdatum? Dan is de eerste dag van een nieuw kwartaal een prima keuze. Dus 1 januari, 1 april, 1 juli of 1 oktober. Vul de datum in onder Startdatum administratie bij Instellingen van mijn bedrijf.

2. Rond je oude boekhouding af 🏁

Zorg dat je oude boekhouding op orde is tot de door jou gekozen startdatum. De factuurdatum van je inkomende en uitgaande facturen is daarbij leidend. Gelukt? Bedank je oude systeem en leg uit dat jullie wegen scheiden. Dit kan een emotioneel moment zijn.

3. Voeg de facturen vanaf je startdatum toe aan BUNNI 🥕

Ook hier is de factuurdatum leidend. Is jouw startdatum 1 januari, dan sleep je alle facturen met een factuurdatum van 1 januari of later naar BUNNI. Datzelfde geldt voor het toevoegen van je banktransacties. Een banktransactie van of aan de Belastingdienst na een btw aangifte koppel je aan de speciale categorie Btw betalingen.

4. Voeg de openstaande facturen van vóór je startdatum toe 🧾

Het zou kunnen dat je een factuur verstuurd hebt vóór de startdatum, die nog niet betaald is. Of dat jij nog een oude factuur moet betalen. Al die openstaande facturen voeg je óók aan BUNNI toe.

5. Stel je banksaldo in 💶

BUNNI berekent je banksaldo aan de hand van de banktransacties in je administratie. Aangezien we de transacties van vóór je startdatum niet kennen, moet je eenmalig het startbedrag invullen. Dat gaat als volgt:

1. Ga in mijn.bunni.nl naar de pagina Bank
2. Klik op de drie stippen onder het BUNNI-logo
3. Klik op Deze rekening bewerken en vul het startbedrag in

Het startbedrag is het saldo dat op je rekening stond op de door jou gekozen startdatum. Dat saldo kun je vaak terugvinden bij je bank. Gebruikte je andere boekhoudsoftware? Dan is het saldo waarschijnlijk de ‘eindbalans’ van je bankrekening.

Als bovenstaande suggesties je niet aan het startsaldo helpen, kun je het volgende trucje gebruiken: zorg dat alle transacties in BUNNI zitten en vergelijk het saldo volgens BUNNI met het daadwerkelijke saldo op je bankrekening. Het verschil is het startbedrag.

6. Ben je grote aankopen aan het afschrijven? 💻

Sommige aankopen mag je niet in één keer van je winst aftrekken. De precieze regels vind je hier, maar denk aan een dure laptop of fotocamera. Als je in je vorige administratie aankopen aan het afschrijven was, dan wil je dat die afschrijvingen in BUNNI doorlopen.

Sleep de oorspronkelijke factuur daarom naar BUNNI en klik op Grote aankoop die ik moet afschrijven. Vul de juiste factuurdatum in, selecteer dezelfde afschrijvingsperiode (door de oranje pijl te verslepen) en vul eventueel dezelfde restwaarde in.

Je hebt deze investering waarschijnlijk ook vóór je startdatum betaald. Je moet dan een banktransactie aanmaken en die koppelen aan de factuur. Dat gaat als volgt:

  1. Ga in mijn.bunni.nl naar de pagina Bank
  2. Zet de Boekhoudermodus aan (via het konijn rechts bovenin beeld)
  3. Klik op de stippen onder het BUNNI-logo
  4. Kies Handmatig een transactie toevoegen
  5. Vul de factuurdatum en het (negatieve) bedrag in dat op de factuur staat
  6. Open de factuur van de grote aankoop en koppel ‘m aan de nieuwe banktransactie

7. Check de balans (bij je andere boekhoudpakket) ⚖️

De balans is het overzicht van je bezittingen en schulden op een bepaald moment. Als je overstapt vanuit andere boekhoudsoftware, neem je daar de eindbalans van een aantal ‘balansposten’ over en vul je die in als ‘beginbalans’ in BUNNI.

De meestgebruikte balansposten worden in BUNNI automatisch bijgehouden. Of heb je in de vorige stappen ongemerkt al ingevuld. Je hoeft in BUNNI de beginbalans van je bankrekening, debiteuren en crediteuren daarom niet meer in te vullen. (Die laatste twee noemen wij trouwens te krijgen en te betalen.)

⚠️ Wat je wél moet invullen, is de beginbalans van de categorie Btw te betalen (als jij nog btw moest betalen aan de Belastingdienst) of Btw te krijgen (als jij nog btw terug zou krijgen) én de beginbalans van grote aankopen die je aan het afschrijven bent. Die heb je in stap 6 toegevoegd aan BUNNI. Dat gaat als volgt:

  1. Ga in mijn.bunni.nl naar de pagina Categorieën
  2. Zet de Boekhoudermodus aan (via het konijn rechts bovenin beeld)
  3. Kies de categorie die je in stap 6 hebt aangemaakt en waar • balans achter staat
  4. Vul onder Beginbalans de eindbalans uit je vorige boekhoudsoftware in

Heb je geen eindbalans uit je vorige boekhoudpakket? Open dan de factuur in BUNNI en klik op het tabblad Afschrijvingen. Daar zie je wat de investering elk jaar nog waard is.

Is je bedrijf een lening aan het aflossen? Volg dan deze stappen om die lening ook toe te voegen aan je administratie in BUNNI. Een financial lease verwerk je op deze manier.

8. Ontkurk een fles bubbels of schiet een confettikanon af 🥳

Allebei mag natuurlijk ook. Je hebt het saaie werk achter de rug. Vanaf nu wordt boekhouden super simpel en verslavend leuk. Bewaar je oude administratie 7 jaar op een veilige plek, voor het geval je een controle krijgt. *klopt af* Als je toch ergens vastloopt of over twijfelt, mag je natuurlijk altijd contact met ons opnemen. Dan helpen we je persoonlijk verder.